第八章 档 案
第一节 档案收集
驻马店各级国家综合档案馆为更有效地丰富馆藏,保管历史文化财富,维护历史真实面貌,从1978年开始,加大对各立档单位应进馆档案、资料的接收和对散存在社会上珍贵档案、资料的征集。收集档案、资料的范围包括文书档案、专门档案、科技档案、人物档案、声相档案、实物档案。收集档案的载体形态和表现形式包括以金石、竹木、绵帛等为载体的档案;以胶卷、胶片等感光材料,磁带、磁盘等磁性材料和其他新型介质材料为载体的底片、照片、影片和录音带、录像带、计算机光盘、缩微胶片等声像制品。
列入收集范围的立档单位,包括市(地)委、市政府(行署)、人大、政协及其直属的临时机构,市(地区)纪委、市(地区)检察院、中级人民法院,市(地区)委工作部门及群团组织,市政府(行署)直属一级机构(含驻外单位),市(地)直企事业单位;市(地)直二级机构,历史较长、具有典型意义或代表性的市(地)直三级机构;撤销机构的全部档案;著名人物档案;市(地)级民主党派、集体所有制单位、私营或中外合资企业、个体户或专业户;驻马店市(地区)重大活动、重要事件形成的档案;有关驻马店市重要档案史料的市外收藏单位和个人等。
档案保管期限为市(地)四大班子及市(地)市一级机构永久和长期保管期限的档案,受市(地)直局委和上级业务部门双重领导的二级机构永久和长期保管期限的档案,其他现行机构永久保管期限的档案,撤销机构的永久、长期、短期档案,历史上形成的散失在社会上的具有永久保存价值的档案。接收档案的时间范围是现行档案,即1949年以来市(地)级领导机关及其直属单位(含撤销机构)各种门类和载体的档案;过去和现在形成的驻马店市(地)有关社会组织、著名人物及其家族、非国有经济单位(含个体经济)有进馆价值的档案。
收集档案、资料的具体方法是发通告征集和发文收集两种方法。1989年,以驻马店地区行政公署名义发布《关于征集散存在社会上的珍贵档案资料的通告》。2000年,市委、市政府两办下发《驻马店市档案资料接收、征集办法》,2010年下发《关于认真做好党政领导干部个人保存的公务文件材料收集和管理工作的通知》。随着社会的发展,档案载体的多样化,档案的管理水平也快速发展。2008年下发《驻马店市档案馆归档电子文件移交接收暂行办法》,2011年下发《关于驻马店市重大活动档案的征集接收办法(试行)》等。
档案馆一般5年组织一次集中接收市直机构档案进馆工作,对撤销机构或其他急需接收的档案史料,随时组织接收进馆。先接收市(地)直一级机构的档案,再接收其他立档单位的档案,条件成熟的先接收,准备不充分的缓接收;对文书档案以外的各类档案,视改善馆藏的需要,并经与有关单位协商后,适时接收进馆;对于珍贵的散存在社会上的档案史料、有进馆价值的个人档案,适时接收进馆。
经过几次大的集中接收和征集,到1986年底,全区各级国家综合档案馆共保存档案757个全宗171680卷,其中1949年前档案43个全宗2111卷,保存年代最早的档案是明隆庆二年(1568)九月初四《赠封娄志德为工部侍郎谥藏肃锡之诰书》(现存汝南县档案馆);资料4175种73786卷(册)。全区各级各类综合档案室保存档案2014个全宗1497033卷,其中文书档案142332卷、科技档案298847卷(张)、专门档案1052066卷,声像档案3788盘;资料28273册。
1988年《中华人民共和国档案法》实施后,档案的接收和征集走上经常化、法制化的轨道。至1990年,全区各级国家综合档案馆共接收档案47001卷,资料21099卷(册)。1991~1995年,全区各级国家综合档案馆共接收档案50982卷,资料4930卷(册)。同时,对散存在社会或外地的档案、资料的征集工作取得可喜成绩。1996年11月,汝南县档案馆从福建省图书馆征集到明朝万历年间修编的《汝南志》(即《汝宁府志》)24卷;1998年7月7日,该馆又从上海图书馆征集到明朝万历庚申年花朝郡人周文华撰写的《汝南圃史》6册12卷。随着接收和征集力度的加大,全区各级国家综合档案馆的馆藏日益丰富,馆藏结构得到进一步改善。到2000年底,全区各级国家综合档案馆共保存档案1083个全宗295843卷,以件为保管单位的档案584件,录音、录像、影片档案327盘,照片档案8573张;资料122990卷(册)。
2011年,驻马店制定《档案收集范围及实施细则》,编制《已接收档案全宗名册》,按照规定进行接收。在接收文书档案的同时,也接收声像、电子等其他载体各门类的档案。接收驻马店市党代会、人代会、政协会等重要会议材料,接收“四城联创”、“东西合作会”、“非典”防治、“艾滋病普查”等重大活动及突发事件档案,实施资源整合,接收清理清房、婚姻登记、司法公证、基层组织整顿、审计、纪检案件等专门档案。加强重点档案资料的征集,对党和国家领导人视察驻马店、全国东西合作经贸洽谈会和农产品投资贸易洽谈会等专题档案进行接收征集。2012年,全市各级国家综合档案馆共保存档案1260个全宗586890卷,以件为保管单位的档案594033件,录音、录像、影片档案1216盘,照片档案12531张;资料149111卷(册)。
第二节 档案管理
一、事业建设
驻马店档案工作的恢复整顿于1979年开始,至1981年底基本完成。1983年底,第一个档案馆楼——驻马店地区档案馆楼竣工并投入使用。
驻马店地区档案馆建筑面积为1504平方米。一楼为办公用房,二、三楼是档案、资料库,均分为东、西库,各有若干库房,面积1000平方米。东、西各自编其库房顺序号。二楼东库有1~6号6个库房,西库有1~5号5个库房,集中存放地委、行署及地直一级机构全宗的文书档案,并设有专业、科技、声相档案专库和检索库。三楼启用西库的两个库房,分别存放二级机构全宗和资料。
为便于管理和保障档案、资料的安全,档案均存放于铁(木)质档案柜内,资料排放于铁质资料架上。计有铁质档案柜132个,木质档案柜16个,资料架14组。档案(资料)库房均从有门的一端起,按照从左到右、由前而后的顺序,呈一字形排列档案柜(资料架),并以此为序编柜(架)号。档案柜均为五节组合式,自上而下编每一柜的柜节号(如3号柜的柜节号为3-3-5)。按照档案保护的要求,1988年对馆库进行改造,在楼顶加设散热通风间层,并将大窗户改造为小窗户。各库房都配有温湿度计,有专人负责每日的测计工作,根据通风“四原则”视情适时采取相应的温湿度调节措施和投放防虫药剂。
馆藏档案的来源原则上只接收地委、行署和地直局委等一级机构全宗档案的永久卷和长期卷(由于一些原因,也接收若干全宗文书档案的短期卷),二级机构全宗的永久卷(上述一、二级机构均含撤销机构和企事业单位)。由于历史的原因,馆藏档案中也接收原属信阳专区的少数机构的全宗(如信阳专区地质处、信阳专区商业局驻马店转运站全宗等);若干全宗中有原信阳地委、专属及其工作机构或上级形成(下发)的1965年以前的少量档案文件。至1989年,共进馆全宗92个(含撤销机构全宗24个),其中一级机构全宗77个(含撤销机构全宗20个),二级机构全宗14个(含撤销机构全宗4个),个人全宗1个。计有文书档案11802卷,专业(专门)档案6种170卷(册),科技档案3种12卷(盒),声像(照片)档案25册(集),累计排架长度247.4米。入库的档案,是地直各立档单位1965~1985年间形成的,分别在1969年、1979年和1983年三次集中接收和平时零星接收进馆。
为有效保护和便于利用馆藏档案,根据系统、科学、规范的要求,对地直一级机构的全宗,无论其是否已经进馆,按各立档单位所属系统、重要程度、相互联系等关系,统一排列、编制和固定或预留全宗号,大体为1~105号,并依次划分为地委、党委、行署、综合、政法、计统、工交、农林水、财贸、科教文卫等十大全宗群。每一全宗群包括若干全宗。在此基础上,确定(固定)全宗群及其全宗档案实体在库房及档案柜的排列次序和存放位置(库、柜、节号)。地直二级机构的全宗,全宗号按其全宗档案进馆时间的先后赋予,依次连续接于一级机构全宗号之后,大体为106~124号。二级机构全宗不纳入十大全宗群,其档案实体亦按进馆先后单独存放库内。十大全宗群及其全宗档案的存放位置等信息显示“全宗档案存放位置索引”里。索引置于检索库的10个镜框内,指引清楚,一目了然。二级机构全宗的存放位置索引在检索库内单独排放。
1998年4月,驻马店地区档案馆楼进行改、扩建,1999年4月新档案馆楼竣工并投入使用,改建扩建后的档案馆楼主体五层,中间局部六层,馆舍总面积为2767平方米。
2004年底,全市11个国家综合档案馆馆藏档案1173个全宗349891卷(册),资料129711卷(册),包括旧政权时期的历史档案、革命历史档案,1949年以来的文书档案、科技档案、专门档案、声相档案和若干实物档案。其中市档案馆馆藏档案146个全宗30205卷(册),资料14134卷(册)。
2008年,驻马店市第三代现代化的档案馆建成,建筑面积3500平方米,其中库房面积1500平方米,建筑设计满足馆藏档案及资料的安全保管和调阅利用。新档案馆设有档案、资料库房、现行文件中心、信息公开场所、检索室、阅览室、技术室、声像档案视听室、电子文件中心、微机室、复印室、爱国主义教育基地等。库房新添置密集架、目录柜、防磁柜,配置微机、复印机、刻录机、扫描仪、打印机、数码相机、数码摄像机、一体机、电视机、消磁柜等一些必要的现代化管理设备;配有温湿度表、去湿机、加湿器、中央冷暖空调等温湿度测量与调控设备;配有消毒机和空气净化器等防有害生物设施;安装有EBM气溶自动报警灭火系统、1211灭火器、消防栓等防火设备,库区安装有远距无线红外防盗报警系统和电视监控系统。至2012年,馆藏档案155个全宗49070卷(件),资料12800册。文书档案、专门档案、科技档案、声像档案四大门类齐全。
至2012年底,驻马店市10个县区档案馆都基本独立和相对独立,建筑面积有9个馆均达到1200平方米以上,其中驿城区、平舆县、汝南县为“十一五”期间建成的新馆,建筑面积均在2000平方米左右。上蔡县档案馆2012年建成3800平方米档案馆大楼。全市档案库房面积由1986年的4384.65平方米,增加到17001平方米;馆藏档案由1986年的159919卷,增加到567922卷。市档案局馆共培训各级各类档案人员2900人次。全市、县区档案系列共评聘副研究馆员15人,馆员164人,助理馆员239人;市、县区直单位和乡镇机关大都配备专、兼职档案员。市档案馆馆藏全部档案实现案卷级目录计算机检索,机读目录与电子档案目录由专门计算机管理,与网络实行物理隔离。坚持档案三年一普查,每年一抽查,并写有普查报告和抽查记录。经过普查,对破损、褪变的档案按计划进行修裱、复制。对重点档案提供复制件利用,并进行数字化转换。
二、档案法制
1987年《中华人民共和国档案法》颁布后,全市档案工作逐步走向法制化轨道。从1987年起,各级档案行政管理部门分别明确或成立负责档案法制工作的机构,配备档案行政执法人员和执法监督人员,组织开展多次全市(区)档案行政执法大检查。
1987年《中华人民共和国档案法》颁布后,每年利用悬挂标语、条幅、打电视字幕、办广播专题、出动宣传车、组织人员游行、出展宣传展板、组织和参加知识竞赛、开设咨询台等形式和活动,集中宣传档案法规。邀请党委、人大常委会、政府领导发表宣传贯彻档案法规的文章和广播、电视讲话。至2012年先后掀起25次学习、宣传高潮。
提高档案执法水平,配备档案行政执法人员和档案行政执法监督人员。2010~2012年,全市档案系统有47人取得档案行政执法证书,15人取得档案行政执法监督证书。1987~1996年,全市开展4次档案执法检查。1997~2000年,两次联合组成检查组对全区进行档案行政执法检查,发出限期整改通知书55份。2002~2012年,全市档案法制工作步入健康正常的发展轨道,每年一次的行政执法检查,促进全市档案工作的正常化、法治化建设。
三、档案业务
1978~1984年,档案业务工作处于起步阶段。从1986年起,在地直各单位开展一年一度的“文书立卷月”活动,集中对地直各单位上一年形成文件材料的收集、整理、归档工作进行指导与监督。加强对各立档单位档案工作的检查、指导,开展各级综合档案馆上等级和各级机关、团体、企业、事业(科技事业)单位档案工作目标管理考评认定和创档案管理最佳系统活动。在机关、企事业档案工作目标管理考评认定活动中,全市各级机关、企事单位对档案工作加强领导,加大投入,强化业务建设,改善保管条件,开发档案资源,力争使档案工作达到标准化和规范化。至2000年底,全区共有814个机关档案工作达到省颁一级、二级先进标准,76个企业和科技事业单位的档案管理达到省级先进标准,34个系统创建为“档案管理最佳系统”。全市机关和企事业单位开展规范化认证工作,市地税局、市交通局被认证为省特级,电业局为国家二级。全市档案工作目标管理认证为省级先进的机关达425个,累计有41个系统创建为档案管理最佳系统。其他各级机关也基本达到了档案整理规范,保管科学,利用便捷的要求。自1988年实行目标管理以来,共有7家和44家企业分别通过国家级(国家一级1个、国家二级6个)和省部级档案工作目标管理认定。其中,7家国家级先进企业全部为撤地设市以后认定。2000~2012年,全市有1家和18家科技事业单位的档案工作目标管理分别认定国家和省部级先进。
在1988~1993年开展的第一轮国家综合档案馆创建先进档案馆活动中,西平县档案馆晋升为省一级先进档案馆,驻马店市档案馆晋升为省二级先进档案馆,地区档案馆和泌阳、汝南、遂平县档案馆先后晋升为省三级先进档案馆;从1994年后开展的第二轮创建标兵档案馆活动中,确山、泌阳、上蔡、正阳、平舆、汝南6县档案馆先后晋升为省三级标兵档案馆;驻马店地区档案馆在1995年晋升为省三级标兵档案馆的基础上,于1999年越级晋升为省一级标兵档案馆。在第二轮创建标兵档案馆之后,2000年后,全市开展国家综合档案馆测评工作。2000~2012年,驻马店市档案馆、驿城区档案馆、平舆档案馆晋升为国家二级综合档案馆。
为使档案工作更好地为全区农业、农村和农民服务,1986年后,集中开展两次农业农村建档活动。1987~1988年,集中开展乡镇文书处理和档案工作,各级档案行政管理部门制定具体建档标准,认真对建档工作进行指导,并进行了检查验收,集中活动使全区的乡镇文书处理和档案工作初步走上标准化、规范化轨道。1999~2000年,开展农业农村档案工作,成立了全区农业农村档案工作领导小组,组建了办公室,各县、市也相应召开了会议,制定文件,建立组织,加强了指导、监督与检查。通过两年的努力,至2000年底,全区196个乡镇(街道)机关全部建档,实现100%的建档目标,其中135个乡镇机关的档案工作达到省级先进标准,占69%;在符合建档条件的367个乡镇企业中,有330个建档,建档率为90%,其中有6家企业的档案管理被考评认定为省级先进;全区2942个行政村,已建档2801个,占95.2%,全区有37.5万户的土地延包档案得到系统整理,并按要求集中在乡镇综合档案室或乡农经站管理。2001~2012年,加大农业农村建档工作的力度,开展农业农村和新农村建设档案工作,全市农村建档率达到100%,其中95%以上达到省级档案管理先进标准;指导98%以上的行政村和符合建档条件的乡镇企业建立健全档案工作。着力做好农民工技术培训、劳务输出、土地承包流转、林产权制度改革、农畜产品检测检疫、专业经济合作组织、村镇规划、文化产业村、养殖专业村(户)和种植专业村(户)等档案工作。2011年和2012年开展社会主义新农村建设示范乡(镇、办事处),村(居委会)档案工作的认证,有17个乡(镇、街道)达到示范乡标准,32个村(居委会)达到示范村标准。
第三节 档案利用
驻马店档案馆(室)所藏档案、资料的利用,主要是围绕党在各个时期的中心工作,为社会的政治稳定、经济和各项事业的繁荣发展服务。为便于利用者利用档案、资料,各级档案馆都设置阅览室,有些局馆还添置微机、复印机等设备,尽可能地运用各种技术手段提供良好服务,除每周二、五下午政治学习时间外,其余时间均接待档案(资料)利用者。凡来馆阅档者,须持单位介绍信,写明查阅者的身份、人数、查阅目的,办理档案利用手续后,由工作人员予以调阅。档案(资料)一般不外借,特殊情况须经馆长批准并办理借阅手续后方可借出。查阅中若需摘抄有关内容,需经档案馆工作人员同意,抄后经核对无误,加盖档案馆印章方才有效,用后须交本单位档案室。1985~1989年,接待省内外档案利用者3400人次,提供档案25057卷次。
自1988年1月始,收取档案(资料)保护费及其他必要的费用(利用本单位全宗和上级领导机关利用档案除外,公、检、法等部门直接办案利用亦予免费)。其收费范围及具体标准按物价部门核准的标准执行。馆藏档案的利用分为开放档案和未开放档案。开放应开放全部档案时,下发《驻马店市档案馆公告》,编制《驻马店市档案馆开放档案全宗名册》和《驻马店市档案馆馆藏开放档案内容简介》。2012年,共开放档案78个全宗、4418卷。开放档案目录及查阅细则通过驻马店市档案信息网对外公布。2008年,重新制定开放档案查阅办法,开放的档案,一般指自形成之日起满30年的档案,经济、科学、技术、文化等类档案的开放期限可以少于30年,但涉及国家安全或者重大利益以及认为不宜开放的档案不对外开放,社会组织和个人寄存的档案不在此范围;开放档案目录定期公布,并备有可供利用者使用的检索工具;中华人民共和国公民和组织持有单位介绍信或者工作证、身份证等合法证明,可以利用已经开放的档案。凡开放档案已有缩微品或其他载有档案收藏单位法定代表人的签名或者印章标记、与档案原件具有同等效力的复制件,一般情况下代替原件提供利用;外国人或者外国组织利用开放档案,必须经国内接待单位介绍,报有关主管部门批准;利用开放档案,应办理有关借阅利用手续,阅览、摘录、拍照、复制不得超出已经同意的利用范围;摘录、复制件审查盖章后方具有法律效力;开放档案一般情况下不予外借,特殊情况需报有关部门批准;开放档案利用收费按河南省物价管理部门制定的标准执行。收费范围包括利用外单位开放档案从事科学研究、编史修志、经济建设;解决房地产及其他财产、债务债权纠纷和学历、工龄等个人待遇;从事盈利性、商业性活动。开放档案利用不收费范围包括档案移交进馆单位利用本单位的开放档案,市以上领导机关工作查考及公检法机关办案取证利用的开放档案。2012年,市档案馆开放档案为78个全宗、4418卷。
未开放档案,是指未到国家规定开放期限和虽已到开放期限但不宜开放的档案。未开放档案的查阅利用办法规定,备有未开放档案目录,供经审查同意的利用者在限定范围内检索;市以上领导机关查阅利用未开放档案时,应出具党委(党组)介绍信。公检法机关因办案取证查阅利用未开放档案时,应出具单位党组织介绍信,并征得档案形成单位党委(党组)同意盖章,查阅利用范围均不受密级限制;档案移交进馆单位查阅利用本单位的未开放档案和上级单位或其他单位的不带密级的未开放档案时,应持有本单位党委(党组)出具的介绍信;查阅利用上级单位或其他单位的带密级的未开放档案,除应持有本单位党委(党组)出具的介绍信外,还须经该档案形成单位党委(党组)同意盖章;非档案移交进馆单位的国内其他单位和中华人民共和国公民查阅利用不带密级的未开放档案时,应持有本单位的党组织出具的介绍信或所在社区、街道、乡、镇党组织出具的介绍信,并须经该档案形成单位党委(党组)同意盖章。一般情况下,不对外国人或者外国组织提供利用未开放档案。经同意查阅利用未开放档案的单位和公民只允许查阅和摘录;未开放档案利用收费按河南省物价管理部门制定的标准执行。收费范围包括利用外单位未开放档案从事科学研究、编史修志、经济建设;解决房地产及其他财产、债务债权纠纷和学历、工龄、工资等个人待遇;从事盈利性、商业性活动。未开放档案利用不收费范围包括档案移交进馆单位利用本单位的未开放档案;市以上领导机关工作查考及公检法机关办案取证利用的未开放档案。
至2012年,全市共接待利用者131.6万人次,提供档案、资料147.8万卷册、件次,为领导决策、东西合作、三项建设、四城联创、史料考证、权益维护、项目论证、资产评估、改善民生及精神文明建设等活动提供有力依据和服务。
2004年12月,驻马店市建立已公开现行文件阅览服务中心。2008年,驻马店市人民政府确定在市档案馆设置政府信息公开场所,有61个单位向档案馆主动送交公开信息。2011年开始正在运行纸质档案数字化转换,开展网上查询服务。开通驻马店市档案信息网,各县区也建立局域网,并接入政府网。部分单位档案室实施数字档案工程,开展室藏档案的数字化工作,从源头上保证数字档案信息资源的动态与活力。
第四节 档案机构
1978年,为中共驻马店地委档案科,有科长、干事2人。1979年增至6人。1980年6月,恢复建立驻马店地区档案馆,与驻马店地区档案局合署办公。1981年10月,驻马店地区档案局内设办公室、业务指导科、档案管理科。档案馆成为档案局的二级机构。1985年,调整档案工作领导体制,驻马店地区档案局由地委领导改为地区行署直属局,明确驻马店地区档案馆为驻马店地区档案局的二级事业机构。1995年,机构改革时实行局馆合一体制,驻马店地区档案局(馆)。1997年1月,驻马店地区档案局馆内设办公室、档案馆工作指导科、档案工作指导科、档案技术保护科、档案管理科、档案征编科6个科室,有工作人员29人。2000年8月,驻马店地区档案局(馆)更名为驻马店市档案局(馆)。2002年1月,驻马店市档案局与驻马店市档案馆实行一个机构、两块牌子,履行全市档案事业行政管理和市级档案收集、保管、利用等职能,为市委、市政府直属事业单位,划归党委序列。内设办公室、政策法规科、业务指导科、档案管理科、档案技术保护科、档案征集与编研科6个科室,有工作人员27人。2012年,实有31人。